20% bei synyx in Aktion
Der erste Blogeintrag hat beleuchtet, worum es bei der 20%-Zeit eigentlich geht. Dieser Teil wird gespickt sein mit Beispielen aus unserem synyx-Alltag. Der dritte Teil geht zum Abrunden auf die Aspekte des persönlichen Engagements ein. Viel Spaß beim Lesen!
Was machen wir synyxer denn so?
Um Euch einen Eindruck darüber zu vermitteln, was man in der 20%-Zeit so alles reißen kann, möchte ich ein paar Projekte vorstellen, die in 20 Jahren Firmengeschichte das Licht der Welt erblickt haben.
Eines der erfolgreichsten Projekte, welches es auch zum Produkt geschafft hat, ist die Urlaubsverwaltung. Unter https://urlaubsverwaltung.cloud/ könnt Ihr Euch ein vollwertiges Produkt ansehen und auch bei Euch betreiben. Es ist seit vielen Jahren bei der synyx und etlichen weiteren Unternehmen im Einsatz und lernt ständig dazu. Das Produkt ist so weit gediehen, dass einige synyx-Mitarbeiter mit der Focus Shift GmbH eine Ausgründung aus der synyx vorgenommen haben, um das Produkt nun auch kommerziell weiter voranzutreiben. Der Open-Source-Gedanke ist dabei immer erhalten geblieben, wodurch sich auch weiterhin synyx-Mitarbeiter:innen und Externe an der Weiterentwicklung beteiligen können.
Unter den weiteren Produkten findet sich auch Tales, eine Präsentations-Software Marke Eigenbau. Sie ist ebenfalls Open Source und auf https://github.com/synyx/tales zu finden. Die Grundlage der Präsentation ist eine riesige Karte, welche die komplette Präsentation beinhaltet. Auf dieser definiert der Presenter dann Sprungmarken, welche als „Slide“ mal einen Überblick über einen Teilbereich der Präsentation geben, mal Details zu einem Aspekt hervorheben. Das Ergebnis ist die Geschichte, die man im Rahmen der Präsentation erzählen möchte – eben eine „Tale“.
Wer mal unser Office besucht wird die Tablets bemerken, welche sich neben der Tür eines jeden Besprechungsraums finden. Auf diesen läuft MeeRoo, eine weitere Open-Source-Eigenentwicklung, welche Ihr unter https://github.com/synyx/MeeRoo finden könnt. Sie erlaubt es, schnell einen Überblick darüber zu erhalten, wann der Raum in Nutzung ist. Möchte man den noch freien Raum spontan nutzen, dann tippt man kurz auf einen der Buttons, um eine Buchung für die nächsten 15, 30 oder 60 Minuten zu hinterlegen. Das Feedback landet direkt im Firmenkalender, womit alle Mitarbeiter automatisch über den Belegt-Status informiert sind. Super praktisch! Und vielleicht auch in Eurem Office sinnvoll? 🙂
Für all diejenigen, die uns nicht vor Ort besuchen können, lohnt ein Blick auf hyo, zu finden unter https://hyo.space/. In 2020 von zwei Mitarbeitern als Folge des Corona-Pandemie-Lockdowns begonnen, bildet es das eigene Office virtuell ab. Möglich sind dabei diverse Interaktionen zwischen den Mitarbeitern und auch Gästen. Ein tolles zusätzliches Feature liefert die Integration einer weiteren Produktidee, der Indoor-Navigation: diese ermittelt via Mobile-App die Position des Anwenders auf Basis von im Office verteilten und eingemessenen Bluetooth-Beacons. In hyo integriert bedeutet das, dass man sich zu Schlüssel-Orten im Office navigieren lassen kann – gerade für Gäste der eigenen Räumlichkeiten interessant. Es ist auch möglich, die eigene Position freizugeben, wodurch die Kolleg:innen einem beim Wandern durch das Büro zusehen können. Man sieht, in hyo und der Indoor-Navigation steckt noch sehr viel Potenzial, angefangen von Mitarbeiter-Interaktionen („ah, Karl ist gerade in der Kaffee-Ecke, also störe ich ihn nicht, wenn ich ihn anpinge“) bis hin zu Events in Kletterhallen, bei denen ortsfremde Teilnehmer effizient zum nächsten Parcours geleitet werden.
Auch mal basteln!
Mitunter noch stärker in der Neues-Lernen-Ecke verankert sind etliche intern genutzte Projekte.
Das fängt an beim Dashboard, welches bis zum Beginn der Corona-Zeit eine wichtige Informationsquelle für diverse örtlich relevante Informationen war. So konnte man über der Tür des Großraumbüros auf einen Blick die nächsten Abfahrtzeiten der Straßenbahn vor der Tür, die aktuelle Kunden-Buchungsmoral oder auch die kommenden schule@synyx-Termine ablesen. Ein Thema, das dank Abflauen der Corona-Pandemie hoffentlich bald wieder genutzt werden kann!
Mittlerweile sehr wichtig für unser Office-Team geworden ist das Buchungskontrolltool, kurz BKT. Weit über den Titel hinausgehend, stellt es mittlerweile etliche abrechnungsrelevante Informationen für die Rechnungsstellung an unsere Kunden bereit. Aber auch den Mitarbeitern kommt das Tool zugute. Sie haben im Blick, wofür sie ihre Zeit aufwenden. Mit diesem Überblick über die Arbeitszeiten können sie abschätzen, wann und wie sie ihre 20%-Zeit am besten unterbringen. Ohne den freiwilligen Einsatz engagierter Mitarbeiter wären all diese Abläufe nicht so effizient möglich.
Ein Projekt mit großem Bastel-Faktor war die Lichtsteuerung. Alle Lichter in unserem Großraumbüro lassen sich wie gewohnt mit Licht-Tastern steuern. Da diese Steuerung jedoch über eine OpenHAB-Installation läuft, war es möglich ein Web-Interface für die Überprüfung und Schaltung der Lichter zu erstellen. Über dieses kann man nun nicht nur prüfen, welche Lichter an sind, sondern auch mal aus der Straßenbahn heraus das Licht ausschalten, wenn man es vergessen hat. Man kann auch jedes einzelne Licht individuell nach Bedarf oder auch alle Lichter für den eigenen Team-Bereich schalten. Das Ganze ist natürlich ausbaufähig: automatische Abschaltung am Wochenende oder wenn das Tageslicht ausreicht, die Disco im Office (ganz wichtig!) oder auch – gekoppelt mit Bewegungssensoren – die kleine Alarmanlage für Zeiten, in denen niemand im Büro sein sollte.
Auch im IT-administrativen Bereich sind kleine Helferlein und Schmuckstücke entstanden. So gibt es eine kleine Anwendung, welche per Mail über ablaufende VPN-Zertifikate unterrichtet oder per Klick im Webinterface ein neues Zertifikat ausstellt. Ein weiteres, auch schon im ersten Blog-Eintrag erwähntes Projekt hat die Generierung einfach zu merkender, aber gleichzeitig regelmäßig wechselnder Gäste-WLAN-Passwörter übernommen. Bereitgestellt über kleine, in der Wand eingelassene Tablets, welche das aktuelle Passwort inklusive direkt scannbarem QR-Code im aktuellen synyx Corporate Design präsentieren, war dieses Projekt bei vielen Meetups ein echter Hingucker.
Den Laden am Laufen halten
Wie schon im ersten Blog-Eintrag erwähnt lebt synyx auch ein gutes Stück davon, dass sich Leute bei organisatorischen Themen einbringen.
Ganz weit vorne und auch schon sehr lange aktiv ist das HR-Team, ein Zusammenschluss aus interessierten Kolleg:innen, welcher schwerpunktmäßig das Bewerbermanagement im Auge hat. Wenn Ihr Euch also bei uns bewerbt, dann habt Ihr schon irgendwann Kontakt mit einem der Cheffen. Aber die meiste Zeit seid Ihr mit einer zukünftigen Kollegin oder einem zukünfigen Kollegen in Kontakt.
Was gerade in den letzten Jahren koordinierter wurde ist die Berater-Runde. Hier tauschen sich Kolleg:innen aus, die entweder schon Kunden beraten haben oder sich in das Thema einarbeiten möchten, da sie sich auch in die Materie einarbeiten möchten. In der Runde braucht es meistens gar keinen Chef mehr, da die alten Hasen das recht eigenständig organisiert bekommen. Und wer zum ersten Mal berät, der macht das in der Regel mit einem der alten Hasen zusammen.
Auch im Bereich der Kundenakquise zeigt sich immer wieder, dass die Kommunikation mit den Kunden auch ohne viel Zutun der Cheffen gut funktionieren kann. Seien es Gespräche zur Verlängerung oder Aufstockung eines Projekts oder gar der Abstimmung eines neuen Projekts: Kolleg:innen innerhalb der Belegschaft regeln hier viele Themen bereits sehr autark. Ohne ihre Unterstützung wäre diese Aufgabe auch nicht mehr durch die Cheffen allein zu stemmen.
Neben solchen eher langfristigen Verpflichtungen gibt es aber auch Gruppen, die sich spontan zusammentun, um ein Thema einfach anzugehen. Das nennt sich bei uns dann ganz schlicht „do-ocracy“. So wird bei uns beispielsweise ein jährlich stattfindendes synyx-Camp organisiert, bei dem sich die ganze Bande für ein langes Wochenende in einem Hotel einnistet und im Barcamp-Stil zu allem möglichen austauscht. Oder es findet sich eine Gruppe Interessierter zusammen, um über das Schreiben von Artikeln, Blog-Beiträgen oder News auszutauschen. Mitarbeiterumfragen werden auch auf diese Art durchgeführt, normalerweise, wenn jemand das Gefühl hat, dass man den Puls der Belegschaft mal wieder nehmen sollte. Aus der letzten Mitarbeiterumfrage sind etliche Arbeitsgruppen entstanden, welche die verschiedensten Themen bis heute vertiefen – so muss Mitarbeiterbeteiligung!
Im Grunde ist es egal, was man machen will. Man probiert sich aus und schaut, ob es einem reinläuft. Wenn ja, dann macht man weiter, und wenn nicht, dann schaut man weiter und sammelt die nächste Erfahrung.
Ausblick
Im letzten Teil der Blog-Serie werden die Aspekte des persönlichen Engagements beleuchtet und ein persönliches Fazit gezogen.