20%-Zeit – was ist das?

Mit dieser dreiteiligen Blogserie wollte ich Euch unsere 20%-Zeit ein wenig näher bringen. Im ersten Blogeintrag werde ich erläutern, worum es bei der 20%-Zeit eigentlich geht. Der zweite Teil ist gespickt mit Beispielen aus unserem synyx-Alltag. Der dritte Teil beleuchtet zum Abrunden die Aspekte des persönlichen Engagements. Viel Spaß beim Lesen!

Was ist eigentlich 20%-Zeit?

Bei synyx gibt es die Regelung, dass jede:r Mitarbeiter:in nur 80% der Arbeitszeit für Kunden aufwenden muss. Die restlichen 20% kann man selbst sinnvoll einsetzen. Diese Regelung gilt für alle Mitarbeiter:innen, egal ob externe Kunden bedient werden oder man innerhalb der Firma „produktiv ist“, wie beispielsweise das Marketing- oder Office-Team. Und wenn man mal die Jahresarbeitszeit einer angestellten Person abzüglich Urlauben und anderen Fehltagen grob mit 200 Tagen beziffert, dann reden wir hier von 40 Tagen im Jahr, die man „was wuppen“ kann – gar nicht so schlecht!

Die 20%-Zeit wurde eingeführt, um Leuten Zeit zu geben, sich selbst oder synyx voran zu bringen. Das können alle Arten von Weiterbildung sein, wie etwa der Besuch von Konferenzen oder auch das Einarbeiten in eine Technologie, die für ein internes oder Kundenprojekt interessant sein könnte. Aber man kann sich genauso in interne Teams einbringen, wie beispielsweise HR oder auch das Orga-Team des nächsten Winterfestes. Oder man schreibt einen Blog-Artikel wie diesen, vielleicht, weil man sich ausprobieren möchte, oder auch, weil es – hoffentlich! – gutes Marketing für synyx ist. Alles geht, solange man grob im Kontext der Firma bleibt. Mehr Beispiele folgen aber noch im zweiten Blogbeitrag.

Es gibt natürlich auch Dinge, die nicht gehen, wie beispielsweise das Schlafzimmer neu streichen oder im Schlosspark ein Sonnenbad nehmen. 😎 Aber überprüft wird das normalerweise nicht. Zum einen gibt es gar keine Verpflichtung, die 20%-Zeit in unserem Ticketsystem zu buchen, wie das aus Gründen der Buchhaltung bei Kundenprojekten notwendig ist. Es gibt aber meistens auch keine Rückfragen zur Verwendung der Zeit: ich bin jetzt seit knapp drei Jahren dabei, buche aus Gewohnheit alles und wurde nie gefragt, was ich da genau tue. Das ist eine tolle Sache, da man sich dann auch mal Zeit für ein Thema nimmt, vor dem man in „normaler“ Arbeitszeit vielleicht doch eher zurückgeschreckt wäre ob des schlechten Gewissens, ob das denn jetzt wirklich „hätte sein müssen“. Das wäre aber schade, denn auch – oder gerade – aus erstmal unscheinbaren Themen können tolle Innovationen hervorgehen!

Klassisch konzentriert sich die 20%-Zeit bei uns auf den Freitag. Die Woche neigt sich dem Ende zu und man kann sich nochmal für den Einsatz beim Kunden belohnen, indem man „sich was gönnt“. Es erleichert aber natürlich auch die Zusammenarbeit unter den Kolleg:innen, wenn alle zugleich „Zeit für geilen Scheiß“ haben! 👍 Prinzipiell kann man sich das aber einteilen, wie man möchte. So hilft es manch einer oder einem auch, ein bisschen Abstand vom „daily business“ zu bekommen, indem man – so wie ich gerade – weiter an einem Blogartikel feilt.

Cool, 8 Stunden pro Woche basteln! … oder?

Das wäre der erste Gedanke, den man haben könnte. Und es würde sogar gehen! Aber ganz realistisch ist das nicht. Speziell, wenn man in Kundenteams im Einsatz ist, braucht es „interne“ Zeit, um interne Meetings wie etwa die wöchentliche GF-Info zu besuchen (ein Meeting, in welchem die ganze Bande ein Update unserer Cheffen zu allem bekommt, was so läuft). Auch gibt‘s genug Anlässe, um sich intern abzustimmen oder mal was rund um den Arbeitsplatz zu organisieren. Je nachdem, in wieviele interne Themen man sich einklinkt, sind die acht Stunden da ruckzuck weg.

Aber synyx hat auch eine Eigenschaft, welche es deutlich von klassischen Unternehmen unterscheidet: unter den grob 80 Mitarbeiter:innen stellen die drei Cheffen das einzige Management. Der Rest der Belegschaft ist gleichberechtigt. Das hört sich erstmal gut an – und ist es auch! – aber es bringt auch mit sich, dass diverse organisatorische Themen von Mitarbeiter:innen (mit) betreut werden müssen. Und etliche Kolleg:innen machen das auch auf Basis ihrer 20%-Zeit. Das ist eine klasse Chance, sich sehr direkt in das Unternehmen einzubringen und Dinge mitzugestalten. Es gehört zudem zum Kern von synyx und der 20%-Zeit.

Was man auch nicht außer Acht lassen darf ist, dass das lieb gewonnene Projekt meist kein Selbstläufer ist. Was gestartet wird, muss betreut oder an jemand anderes übergeben werden. Sonst steigt die Gefahr, dass ein Zombie entsteht, den niemand mehr betreut und auch nicht mehr betreuen will. Wird ein solcher Zombie dann weiterhin genutzt und damit auch betrieben, dann kann es gut sein, dass die Admin-Truppe mit der traurigen Aufgabe allein gelassen wird, den Betrieb sicherzustellen.

Ein Beispiel für eine intern entwickelte Software, welche dieses Schicksal bei uns ereilt hat, ist das Backend für die Bereitstellung der Gäste-WLAN-Passwörter. Es generiert zufällige Passwörter durch Zusammensetzen von drei Begriffen und macht es so recht einfach, dieses im Client einzugeben. Eine einfache Bereitstellung des Passworts innerhalb der Büroräume mit netten Features wie einem scanbaren QR-Code für die automatische Konfiguration des Smartphone-Netzwerkes und einer gelungenen Darstellung im damals aktuellen Corporate Design der synyx haben zu einem echten Hingucker bei so manchen Gästen der diversen User-Group-Meetups gesorgt. Allerdings ist das Projekt entwicklerseitig verlassen worden, ohne dass sich Nachfolger gefunden haben, die es weiter betreuen wollen. Als die Software dann einen Stand erreicht hatte, welcher den Weiterbetrieb unmöglich machte, mussten die Admins das Backend schweren Herzens abschalten. Daher sind wir jetzt wieder im manuellen Betrieb unterwegs: mit einem Stück Papier, ohne nette Gimmicks.

Ein weiteres, weit banaleres Beispiel ist der interne synyx-Blog. Dieser läuft auf einer WordPress-Installation, welche zur damaligen Zeit mit einigen Anpassungen am Theme versehen wurde. Damals ansehnlich, ist diese Installation und auch WordPress allgemein heute weder bei den Entwicklern noch bei den Admins besonders beliebt. Das hatte zur Folge, dass einige zwischenzeitlich schlichtweg technisch notwendige Updates einen Teil der User Experience gekostet hatten, da die damals eingebauten Anpassungen einen einfachen Wechsel auf ein unterstütztes Theme verhinderten. Mittlerweile haben unsere Admins wieder einen Stand bereitstellen können, der im aktuellen Corporate Design daherkommt. Aber früher oder später kann dann bei den engagierten Kolleg:innen, die sich weiterhin um diese Systeme kümmern, schon der Gedanke aufkommen, als „Resterampe“ für die Pflege all dieser Systeme zu fungieren. Treffende Aussage hierzu: „Alles landet irgendwann bei den Admins…“

Daher sollte man sich – vor allem auch im Sinne der Fairness – genau überlegen, ob man ein Projekt wirklich hochziehen muss. Oder aber da sein, um es auch wieder ordentlich abzuwickeln, wenn es seine Lebenszeit hinter sich hat. Technische Schulden bauen sich immer auf, ob man das möchte oder nicht. Und die eigene 20%-Zeit ist einem dann schnell mal „zu wertvoll“ für so etwas. Das ist ein Stück weit natürlich nachvollziehbar, die Situation muss aber fair für alle Beteiligten bleiben, sonst leidet die Gemeinschaft.

Trotzdem machen!

Allen Unkenrufen zum Trotz sollte man sich an solche Projekte wagen. Man kann aus jeder Situation Lehren ziehen. Und es lässt sich immer etwas finden, das beim nächsten Mal besser läuft. Oftmals ist man ja auch erfolgreich mit dem eigenen Projekt. Und auch gerade diese Erfahrung ist wichtig, um Motivation für weitere Projekte oder auch die Mitarbeit an anderen bestehenden Projekten zu sammeln.

Manchmal gönnen sich Kolleg:innen die 20%-Zeit auch nicht, sondern arbeiten „für den Kunden durch“. Das ist natürlich löblich im Sinne des Einsatzes für den Kunden. Und auch beim Kundeneinsatz lernt man ständig dazu. Allerdings ist der bereits erwähnte Einsatz für Projekte innerhalb der synyx durchaus ein Teil der Philosophie der 20%-Zeit. Und die synyx braucht diesen Einsatz auch. Wir sind verständlicher Weise längst an einem Punkt, an dem die drei Cheffen nicht mehr alles für ihre Mitarbeiter organisieren können. Und wenn wir nicht den kontinuierlichen Einsatz einer kritischen Menge Kolleg:innen hätten, die sich für das Buchungs-Tool, das nächste synyx-Camp oder die Gestaltung der Dachterrasse einsetzen, dann wäre der Job bei uns um einiges dröger. Zudem lernt man in solchen Themengebieten auch Dinge, die mitunter ein gutes Stück abseits der gewöhnlichen, eigenen „comfort zone“ liegen. Und gerade hier sind die gesammelten Erfahrungen so erfrischend und wertvoll, weil abwechslungsreich und den Horizont erweiternd.

Ausblick

Im nächsten Teil geht’s an die Beispiele aus unserem synyx-Alltag.