Onboarding im Homeoffice – Herausforderungen für Scrum Master/ Agile Coaches

Der sichere Start im Homeoffice

Als ich mich im Januar bei synyx beworben habe, war noch keine Rede von Social Distancing. Dann wurde mir vor einiger Zeit deutlich, dass ich im Homeoffice bei synyx starten werde und ich dachte „oje, das wird ja was werden“. Nach den ersten Tagen im remote Onboarding als Scrum Master habe ich dann gemerkt: Für viele Herausforderungen bei synyx gibt es hervorragende Lösungen. So erhält man vor Beginn ein Willkommenspaket mit allen notwendigen Unterlagen und dem technischen Equipment. In dem virtuellen Einarbeitungsplan sind die ersten Meetings mit Zugängen und Hinweisen zu finden. Ebenso die Kontaktdaten einer festen Ansprechperson für die ersten Tage. Das gibt vorab einen sicheren Rahmen für einen gelingenden Start.

Gerade im remote Onboarding ist es wichtig neue Mitarbeitende in die zentralen Kommunikationstools einzuführen. Diese sind bei synyx dokumentiert und über ein internes Wiki einsehbar. In der ersten Phase des Onboardings finden täglich fest eingeplante Gespräche mit Kolleg*innen aus dem Team statt. Zusätzlich werden neue Mitarbeitende durch eine*n Mentor*in im Onboarding wachsam unterstützt. Das Konzept offener Remote Räume ermöglicht es, Mitarbeitende aus anderen Teams kennenzulernen.

Herausforderungen für Scrum Master

Aber als Scrum Master im Homeoffice zu beginnen, ist dann doch etwas anderes. Schwerer wird ein Einstieg dann, wenn das hauptsächliche Tätigkeitsfeld Moderation und Prozessbegleitung ist. Denn das Gelingen ist abhängig von der Wahrnehmung zwischenmenschlicher Kommunikationsmuster und der unmittelbaren persönlichen Verbindung. 

Wahrnehmung und Verbindung im virtuellen Raum

Im virtuellen Raum besteht wenig Zugriff auf gelebte Kommunikationskultur(en) eines Unternehmens. Die Wahrnehmung ist beschränkt auf Hören und Sehen. Wenn wir also bedenken, dass rund 10 Prozent der Verständigung verbal erfolgt und der Rest nonverbal, dann wird drastisch deutlich, wie schwer es ist persönliche und vertrauensvolle Verbindungen aufzubauen. Andererseits, wer kann schon behaupten in den ersten Wochen seiner Arbeitszeit sämtliche private Räumlichkeiten, Hunde, Katzen und Kinder der neuen Kolleg*innen gesehen zu haben (man weiß natürlich nie, was gestellt ist:))? Diesen Eindruck erhält man nur remote und das verbindet.

Die Frage lautet also: Wie ist es möglich im remote Onboarding Kommunikationsmuster besser wahrzunehmen und die persönliche Verbindung zu stärken, um Meetings, Retrospektiven etc. gewinnbringend zu moderieren?

Drei Maßnahmen für das erfolgreiche Onboarding im Homeoffice:

• Institutionalisierte persönliche virtuelle Treffen: Institutionalisierte (geregelte) Möglichkeiten der persönlichen virtuellen Begegnung helfen, um Vertrauen und Verbindung  aufzubauen. Etwa tageweise Treffen mit Menschen aus anderen Arbeitsbereichen.
• Stille Teilnahme an verschieden Meetings: Um den “lack of culture” etwas auszugleichen und Gepflogenheiten (z. B. Meeting-Kultur) besser kennenzulernen, ist es hilfreich, als teilnehmende*r Beobachter*in in verschiedenen Treffen des Unternehmens, anwesend zu sein. So kann man viele Dinge die nicht schriftlich festgehalten sind herausfinden: Wie werden Plattformen und Tools genutzt? Wie ist die Zusammenarbeit in Meetings organisiert? Wie werden Probleme gelöst? Wie ist der Umgang miteinander?
• Aufenthalt in den Räumen des Unternehmens: Nach Möglichkeit sollten neue Mitarbeitende analog die Gebäude und Räumlichkeiten des Unternehmens kennenlernen und sich dort regelmäßig bewegen. Das schafft Verbindung zum Unternehmen durch räumliche Nähe. Außerdem finden sich dort hilfreiche Spuren und Hinweise auf mögliche gelebte Praktiken. Wo ist der Ort, um Kaffee zu trinken? Welche Räume sind vorhanden und wie werden diese genutzt? Gibt es Großraumbüros oder viele kleine Räume? Wie ist die Arbeitsumgebung eingerichtet? 

Optimales Onboarding und Identifikation mit dem Unternehmen

Mit diesen drei Maßnahmen ist es möglich, neue Mitarbeitende und besonders Scrum Master, optimal auf ihre Aufgaben vorzubereiten. Damit wird Vertrauen geschaffen, Unternehmenskultur sichtbar und Verbindung hergestellt.

Daneben stärken diese Maßnahmen die Identifikation mit dem Unternehmen und die Wahrnehmung für den Sinn des Unternehmens. Beides sind zentrale Bestandteile eines gelingenden Onboarding Prozesses die schon im analogen Raum zu kurz kommen können!