Neues Team, neues Glück: Wie starte ich als Scrum Master in einem bestehenden Team?

Es ist soweit. Der Einstieg als Scrum Master im neuen Team steht kurz bevor und so stellt sich die Frage, wie gehe ich eigentlich dabei am besten vor? Natürlich möchte ich als Scrum Master gerne gleich zeigen, dass ich wertvoll für das Team und seine Umgebung bin, andererseits wäre zu viel Aktionismus jetzt fehl am Platz.

Den Start vorbereiten

Bereits vor dem Tag X kann ich ein paar Dinge tun, um mich auf meine neue Aufgabe bestmöglich vorzubereiten.

  • Auftragsklärung: Irgendjemand hat mir die Verantwortung für die Rolle als Scrum Master übertragen. Das kann ein Kunde sein oder ich bin intern von meiner Firma beauftragt worden. Hier gilt es frühzeitig zu klären, welche Erwartungen mein*e Auftraggeber*in an mich hat und ob ich diese aus meiner Sicht erfüllen möchte und kann.
  • Hospitieren: Je nach Kontext kann es hilfreich sein vor dem Einstieg in ein Scrum Team erst einmal eine Zeit lang in dem neuen Umfeld zu hospitieren. Vielleicht gibt es mehrere Scrum Teams, vielleicht ist auch noch gar nicht klar, in welchem Team ich am besten unterstützen kann. Als ich Anfang des Jahres in ein großes Projekt kam, durfte ich zunächst bei verschiedenen Teams an den Refinements, Reviews und Plannings teilnehmen. So konnte ich mir einen guten Überblick über das Projekt und die unterschiedlichen Arbeitsweisen in den Teams verschaffen.
  • Übergabe: Wenn ich neu in ein bestehendes Team komme, ist der bisherige Scrum Master idealerweise noch greifbar, so dass eine Übergabe stattfinden kann. Wie organisiert sich das Team? Wie wird miteinander kommuniziert? Wo werden Entscheidungen dokumentiert? Wo werden die Ergebnisse der Retrospektiven abgelegt? Solche Fragen lassen sich gut im Vorfeld klären.

Das Team kennenlernen

Da mir eine menschenzentrierte Arbeitswelt sehr am Herzen liegt, ist es für mich sehr wichtig herauszufinden, was die einzelnen Teammitglieder ausmacht und wie sie ticken. Deshalb nehme ich mir anfangs immer Zeit dafür jede*n Einzelne*n kennenzulernen. Dazu führe ich mit jedem Teammitglied Einzelgespräche, versuche den persönlichen Austausch aber auch in Workshops oder Retrospektiven zu fördern. Zwei Methoden aus dem Management 3.0 finde ich dafür sehr hilfreich.

  • Personal Maps: Eine Personal Map ist eine Art Mindmap über das eigene Leben, die Ausbildung, Arbeit, Hobbies, Familie, Werte usw. Im ersten Schritt werden die Teammitglieder dazu aufgefordert ihre eigene ganz persönliche Landkarte zu erstellen. Dabei ist es natürlich wichtig, dass jeder nur die Informationen preisgibt, die auch mit den anderen geteilt werden sollen. Im zweiten Schritt geht das Team nacheinander von Personal Map zu Personal Map, alle schauen sich die Visualisierungen gemeinsam an und haben anschließend die Möglichkeit Fragen zu stellen. Damit sich das Ganze nicht zu lang hinzieht, sollte für beide Schritte eine Timebox vorgegeben werden.
  • Moving Motivators: Wir haben alle unterschiedliche Bedürfnisse und Motivatoren. Bei dieser Methode geht es darum herauszufinden, was uns persönlich am meisten motiviert. Dazu gibt es ein entsprechendes Kartenset mit 10 unterschiedlichen Bedürfnissen (z.B. Verbundenheit, Freiheit, Status, usw.). Jedes Teammitglied bekommt ein Kartenset und hat anschließend die Aufgabe die Karten nach persönlichen Vorlieben zu sortieren. Im Anschluss erklärt jeder seine Reihenfolge und vielleicht findet das Team auch Gemeinsamkeiten. Ich finde diese Methode immer sehr aufschlussreich, weil sie dabei helfen kann zu verstehen, warum jemand sich in manchen Situationen auf eine bestimme Art und Weise verhält.

Sich in Geduld üben

Für die ersten Schritte im Team braucht man anfangs vor allem eines: Geduld. Niemand hat die Erwartung, dass man in den ersten Tagen und Wochen große Veränderungen in einem Team herbei führt. Im Gegenteil, da wir hier von einem bestehenden Scrum Team sprechen, wäre es für die Teammitglieder eher befremdlich, wenn der oder die Neue meint die aktuellen Prozesse gleich über den Haufen werfen zu müssen. Man tut also gut daran, erst einmal vor allem zu beobachten und viele Fragen zu stellen. Idealerweise klärt man mit dem Team auch noch einmal die gegenseitige Erwartungshaltung ab. Haben alle das gleiche Verständnis von meiner Verantwortlichkeit als Scrum Master und bin ich bereit die formulierten Erwartungen zu erfüllen?

Eine Team Charta aufbauen

Als nächstes kann ich mich an die Bestandsaufnahme begeben. Wofür ist das Team eigentlich da? Was wollen wir gemeinsam erreichen? Was wurde schon alles erarbeitet? Ich nutze dafür gerne eine Team Charta. Die Team Charta ist ein zentraler Ort, an dem die wichtigsten Informationen und Entscheidungen für das Team festgehalten werden. Das kann z.B. eine Seite im Team-Wiki sein. Die folgende Liste bietet ein paar Anhaltspunkte für Themen, die gemeinsam mit dem Team diskutiert und in die Charta mit aufgenommen werden können.

  • Product Vision: Die Produktvision ist der Nordstern. Sie gibt die Antwort auf die Frage, wofür das Team eigentlich da ist. Sie sollte zentraler Bestandteil der Team Charta sein.
  • Definition of Done: Die Definition of Done schafft Transparenz und sorgt für ein gemeinsames Verständnis über die Qualitätskriterien, die im Team gelten sollen, damit eine Aufgabe als fertiggestellt angesehen werden kann.
  • Scrum Werte: Ohne diese Werte ist Scrum nichts wert. Die Scrum Werte sollten im Team bekannt sein und es sollte klar sein, welche Bedeutung die einzelnen Werte (Mut, Offenheit, Fokus, Respekt und Commitment) ganz konkret für alle Beteiligten haben.
  • Stakeholder Übersicht: Wo kommen unsere Anforderungen her? Wem arbeiten wir zu? Wen müssen wir informieren? Alle diese Fragen beantwortet die Stakeholder Übersicht und sorgt somit für Transparenz.
  • Scrum Parameter: Wo finden die Scrum Events statt? Wie dauert ein Sprint? Wo findet man das Sprint Board? Die Antworten auf diese und weitere Fragen könnten ebenfalls hilfreich sein.

Das eigene Handeln reflektieren

Ein wesentliches Grundprinzip agilen Arbeitens ist Inspect & Adapt. Dieses Prinzip sollte meiner Meinung nach auch unser persönliches Handeln als Scrum Master bestimmen. Gerade in der stressigen Anfangszeit in einem neuen Team ist es daher umso wichtiger sich immer wieder Zeit zu nehmen zurückzuschauen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Mir hat Anfang des Jahres das 6-Minuten Tagebuch dabei geholfen mich auf das Gute in mir und um mich herum zu fokussieren. Zusätzlich mache ich mir den Tag über immer wieder Notizen zu unseren Scrum Events und den Gesprächen, um das Geschehene und Gesagte zu reflektieren. Diese Vorgehensweise hilft mir dabei mein eigenes Scrum Master Backlog zu füllen und so die noch anstehenden Aufgaben in den Teams zu strukturieren und priorisieren.

Eine weitere Möglichkeit sich und seine Arbeit kritisch zu hinterfragen besteht darin sich mit Büchern und Podcasts auseinanderzusetzen. Wer noch tiefer in das Thema dieses Artikels einsteigen möchte, dem seien an dieser Stelle die Podcast Folgen “Was mache ich als Scrum Master am ersten Tag” von Marc Löffler und “Wie starte ich als Scrum Master effektiv in einem bestehenden Team?” von Ralf Kruse empfohlen.

Fazit

Jedes Team ist anders. Es gibt keine Blaupause für den perfekten Start als Scrum Master in einem bestehenden Scrum Team. Es gibt aber ein paar Dinge, die dabei helfen können gute Voraussetzungen zu schaffen. Für mich gehört dazu den Start in einem neuen Team sorgfältig vorzubereiten, sich intensiv mit den einzelnen Teammitgliedern auseinanderzusetzen, gemeinsam eine Team Charta zu erarbeiten, sich ausreichend Zeit zum Reflektieren zu nehmen und gerade in der Anfangszeit ganz viel Geduld aufzubringen.

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