Die Geschichte vom Rabenyx: Teil 1 – Organisation

März 2020. Die WHO erklärt die Ausbreitung von COVID-19 zur Pandemie. Die Anwesenheit im Büro wird auf das notwendige Maß eingeschränkt.

April 2021. Die Büros sind nur unter Auflagen benutzbar, die meisten Menschen arbeiten im Home Office.

Mai 2021. Betriebliche Hygienekonzepte werden entwickelt und umgesetzt. Impfungen sind möglich.

August 2021. Kontaktverfolgung und der erforderliche Abstand zueinander müssen bei Anwesenheit im Büro gewährleistet werden, um die Pandemie nicht weiter zu befeuern.

Mit dem Einzug der Hygienemaßnahmen und der Möglichkeit, vermehrt vor Ort arbeiten zu können, mussten wir uns für die Anwesenheit in den Büros eine Organisationsform überlegen. Zu Beginn meldete sich jeder Mitarbeiter, der vor Ort arbeiten wollte, direkt bei unserem Office an. Natürlich jeder auf anderem Weg: Per Chat, per E-Mail, per Zuruf. Das Office teilte dann die gewünschten Räume zu oder kommunizierte eventuelle Alternativen. Zusammen mit dem Abgleich der Testergebnisse war der Verwaltungsaufwand für das Office riesig. Relativ schnell entwickelten wir eine pragmatische Lösung für eine zentralisierte Anmeldung. Dafür benutzten wir ein bereits etabliertes Tool: Nextcloud. Die Polls-App bot uns die Möglichkeit, an zentraler Stelle die notwendigen Daten zu erfassen:

• Wer ist an welchem Tag anwesend?
• Welche Räume sind belegt?

Die Tests trudelten täglich per E-Mail ein und konnten dann vom Office mit der Nextcloud-Anmeldung abgeglichen werden. Der Modus war besser, aber es gab weiterhin jede Menge Schmerzen beim Office. Also setzten wir uns zusammen und erfassten die manuellen Arbeitsschritte und die Ecken des Prozesses, die noch lückenhaft waren. Daraus ergaben sich zwei größere Baustellen:

Arbeitsschritte vereinfachen

Die Umfrage zur Anmeldung war zeitlich eingeschränkt, um eine sinnvolle Abarbeitung der Anmeldungen zu ermöglichen. Vergessene Anmeldungen oder spontanes Erscheinen im Büro führte zu Aufwänden beim Office, das die Anmeldungen händisch nachtragen musste. Nextcloud sieht nicht vor, dass die Daten der Polls administrativ gepflegt werden können. Jede Stimme ist an den jeweiligen Nutzer gebunden und nur dieser kann sie setzen. Auch Menschen, die trotz Anmeldung nicht ins Büro kamen, mussten wieder aus der Liste ausgetragen werden. Hierfür gibt es einen Mechanismus, der damals aber sehr unperformant war und eine Liste nur bis zu einer gewissen Menge an Personen anzeigte. Alle anderen waren nicht administrierbar. Aufgrund dieser System- und Setupgrenzen waren mehrere Handgriffe nötig, die über eine eigene Oberfläche zusammengefasst werden sollten.

Automatisierung

Auch die Erstellung und Archivierung der fünf Umfragen war jede Woche Handarbeit. Pro Werktag wurde eine Umfrage mit allen Räumen als Option benötigt. Zwar konnte eine Vorlage genutzt werden, aber dennoch raubten die repetitive Arbeit und die Anpassung der Daten Zeit und Nerven. Nach einer Woche sollten die Umfragen archiviert werden. Eine Automatisierung bot sich hier an und zu unserer Freude bot uns die Polls-App eine API.

Mit diesen Informationen und dem Ziel vor Augen, dem Office das Leben leichter zu machen, starteten wir die Entwicklung von Rabenyx.